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台灣自來水公司第二區管理處

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機密資料的廢棄處理

  • 機密資料的廢棄處理 
      在開放陸客來臺觀光之後,日月潭已成為必遊之地,進而打響了日月潭金盆阿嬤茶葉蛋的名氣。金盆阿嬤的茶葉蛋係使用在地的阿薩姆紅茶與香菇熬煮出味再上市,已成為遊客必買的日月潭小吃。  
      虎頭埤水庫風景區是臺南市府觀光旅遊局經營的風景區,營運得自負盈虧,由於不景氣、旅遊人口減少,因此當地員工開始想辦法自力救濟。風景區管理局的員工想到可以賣茶葉蛋,並且為此還專程跑到日月潭品嚐金盆阿嬤茶葉蛋;結果,無意間在垃圾桶撿到一包丟棄的滷包,於是就拿回家去研究,再與太太滷牛肉的滷包結合,創造了虎頭埤茶葉蛋的奇蹟,1年就賣出超過7萬顆,有效達到拼經濟的目標。 
      小潘看到這則新聞後,心中受到很大的震撼,心想一個小攤販用來煮茶葉蛋的配方,應該是他們賺錢的核心技術,結果因為隨便把用過的滷包丟棄,被人撿走加以解析、改良,就可以創造另一個商機。還好虎頭埤水庫風景區在臺南,若是對方也在日月潭賣茶葉蛋,豈不是為自己製造一個競爭對手? 
      在下午茶的時光中,小潘把這個問題提出,司馬特老師喝口咖啡後娓娓道來;其實一般企業對於機密資料的管理,都著重在時效性內的機密資料,對於失效作廢的機密資料,大多隨意丟棄;如果有心人士刻意去蒐集,則公司的機密資料很可能在這個漏洞中流失。 
      所謂的營業秘密係指方法、技術、製程、配方、程式、設計或其他可用於生產、銷售或經營之資訊;因此,滷茶葉蛋的滷包中的配方、滷製的方法,都可以視為一種營業秘密。 
      小潘聽完之後,心想自己的公司對於營業秘密的管理,確實也下了不少工夫;但是,對於失效的機密資料應該管理到什麼程度呢?回想公司好像沒有這個部分的處理程序,便趕快趁著這時候提出來,請博學多聞的司馬特老師解惑。 
      對於這個問題,司馬特老師並沒有直接回答,反而提出另一個問題:哪些是失效的機密資料?小潘想了想,失效的機密資料應該是指已經過了保密期限的資料。司馬特老師喝口咖啡繼續問:有沒有什麼資料沒有保密期限,卻又很有價值,被人拿走後可能會危及公司的營運? 
      小潘搔搔頭,想不出來有哪些資料沒有保密期限卻又很重要。司馬特老師看小潘想不出來,緊接著就拿茶葉蛋的案例來說明;茶葉蛋的滷包是用哪些配方所構成,一般的業者一定會把它當作營業秘密,妥慎保管不輕易示人,而且其保密期限可能是永久,以維持其競爭力。但是,對於用過的滷包或是實驗失敗的材料,則往往不是那麼在意,而魔鬼通常都是藏在細節中;以本案例而言,雖然日月潭的業者否認有滷包的事,如果真的因為用過的滷包亂丟,而被競爭對手解析出配方的組合,豈不是懊悔不已! 
      聽完司馬特老師的說明,小潘對於廢棄的配方管理,終於有了了解,但對於實驗失敗的材料,為什麼不能隨意亂丟,還是感到不解,並認為產品的研發過程,本來就會經歷很多次的失敗,做錯的實驗結果為什麼還要列為機密資料? 
      司馬特老師還是以茶葉蛋的案例繼續說明,指出用過的滷包顯然是業者經過多次失敗之後,才得到具有競爭優勢的配方;如果未加以處理而被競爭對手拿去解析,將可縮短競爭對手的研發時間與成本,進而危及自己的市場優勢。一般企業都只注意紙本的機密資料管理,對實驗用廢品或生產過程中所產生的廢料卻都疏於重視。企業對於廢棄物應建立處理程序,並統一交由簽約的廢棄物處理廠商,要求廠商依廢棄物處理程序銷毀,才能防止洩密事件的發生。 
      小潘聽完司馬特老師的一番說明,終於了解原來研發或生產過程中所產生的廢棄物,對企業來說也都是很重要的機密資料,必須要妥慎處理,不能隨意丟棄。師生這次的下午茶約會就在暮色中畫上句點,小潘帶著滿滿的收穫回家。
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