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台灣自來水公司第二區管理處

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離職員工的保密責任

  • 離職員工的保密責任 
      「山中傳奇」是一家貿易公司,因能掌握關鍵客戶,所以在高科技產業的市占率很高。但該公司最近發現業績嚴重衰退,經公司內部調查發現,原來是去年底由於業務人員的離職,致使隔年客戶流失很多;再經派員訪查,發現那些流失的客戶,都轉移到去年離職那位業務員所任職的公司。  
      小潘看到這則報導後,心想這個現象顯然是那位離職員工把客戶資料攜出,進而讓這些客戶到自己新任職的公司。然而,員工離職是企業常態,要如何確保員工的流動,不會造成公司機密資料的外洩呢? 
      趁著下午茶的約會,小潘把這個問題提出來,司馬特老師喝口咖啡,把問題分成2個部分來說明。員工離職把機密資料帶走,是不容易防範的;但是,企業不能因為不易防範而不作為,任由洩密事件造成公司的危機。業務員在離職時所攜出的客戶資料,可分為自然人的資料及法人的資料,自然人的資料洩漏,除涉及個人資料保護的問題外,由於這是公司營運上的資訊,不是一般人可輕易獲得,因此,也有侵害營業秘密的問題;法人的資料遭洩漏,則是侵害營業秘密的行為,該行為在營業秘密法修法後,已有刑責,不可不慎! 
      自然人的資料外洩涉及個人資料保護的問題,容易理解,但自然人的資料也是營業秘密,小潘就感到迷惑了。司馬特老師接著從法律面加以說明,指出營業秘密所保護的標的,係指方法、技術、製程、配方、程式、設計,或其他可用於生產、銷售或經營之資訊;客戶的個人資料,顯然屬於可用於銷售或經營之資訊,如果這個資訊符合:非一般涉及該類資訊之人所知、因其秘密性而具有實際或潛在之經濟價值,以及已採取合理之保密措施等要件,就成了營業秘密法所保護的對象。 
      小潘聽完後恍然大悟,但他又想到:如果客戶的資料,是該業務員所開發來的,這個資料業務員為何不能帶走到新公司運用?司馬特老師喝口咖啡,問了個問題:公司業務員的工作是什麼?小潘心想老師問這問題實在太簡單了,業務員的工作當然是找到客戶、銷售產品。 
      司馬特老師聽了點點頭,開發客戶、銷售產品所得到的資訊,顯然是可用於銷售的資訊,即係營業秘密保護的標的,而受僱人於職務上研究或開發之營業秘密,依營業秘密法規定,是歸僱用人所有;因此,業務人員開發來的客戶資料,當然是公司的財產。 
      小潘聽完司馬特老師的分析,對於銷售資料洩漏的問題,已有初步認識。接著又問老師,企業有什麼方法可以防止這類機密資料的外洩?司馬特老師把問題分成3個部分繼續說明。 
      第一、在人員到職時,人力資源部門應該跟員工簽訂一份保密合約,合約中除了明確定義公司的營業秘密範圍外,也要把保密責任與違約罰則條列在合約中,要求員工除在任職期間要遵守外,離職後亦需負擔保密責任。 
      第二、企業的管理部門,應該要對機密資料的產生、保管、借閱等,訂定相關作業規定,並定期清點,以免遺失。對於屬於營業秘密的資料,除了要律定標示符號,要求保管人員確實標示外,保管的地方也要特別規劃,有一定的門禁管制措施,以防閒雜人等接觸。另外,現今企業許多機密資料都是數位資訊,自然不能忽略數位資訊安全,所以企業的資訊部門在規劃網路安全時,除要防止外部駭客入侵外,也要管制內部人員的使用,避免機密資料經由內部管道外洩。 
      第三、離職面談一向被大家忽視,卻是資訊安全重要的防線。當人員離職時,人力資源部門一定要做好離職面談,除了要求離職員工遵守到職時所簽訂的保密合約外,也要提醒不得把本公司的客戶資料運用到新公司。如有可能,最好列出客戶清單,以免對簿公堂時各說各話。 
      小潘聽完司馬特老師一席話,發現不只資訊安全涉及的層面廣泛,連客戶資料都是企業的營業秘密。離職員工的洩密不是不能防止,只要妥善利用法律規範搭配管理措施,即能防患於未然! 
     
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